Nederlandse btw-ondernemers die in andere EU-landen veel kosten maken voor de onderneming laten jaarlijks vele miljoenen euro’s aan in het buitenland betaalde btw liggen, terwijl deze btw teruggevraagd kan worden. Doordat de verplichte btw-verleggingsregeling van kracht is denken ondernemers vaak dat aan hen geen btw meer in rekening wordt gebracht en dat ze dus ook niets terug kunnen vragen. Het tegendeel is waar.

In principe wordt omzetbelasting geheven van de ondernemer die de levering of dienst verricht. De verleggingsregeling is hierop een uitzondering. Bij de verleggingsregeling wordt niet omzetbelasting geheven van de ondernemer die een belastbare levering of dienst verricht, maar van de afnemer ervan. Bij veel diensten en leveringen tussen ondernemers in Europa geldt een verplichte btw-verleggingsregeling. Hierdoor wordt in andere landen geen omzetbelasting afgedragen en hoeft deze daarom ook niet teruggevraagd te worden. Maar vaak zijn er ook situaties dat de Nederlandse ondernemer wel kosten maakt in het buitenland waarin omzetbelasting is inbegrepen. Denk aan kosten voor verblijf, autohuur, brandstof, maar ook kosten voor toegangskaarten, deelname aan seminars, beurzen etc. Als een ondernemer in Hongarije, waar het btw-tarief 27 procent is, voor 30.000 euro aan kosten maakt inclusief btw, dan heeft deze ondernemer 30.000- (30.000/1.27) = 6.377,95 euro aan omzetbelasting betaald. De uitzonderingssituaties niet meegerekend betekent dit dat de ondernemer 6.377,95 euro misloopt als de btw niet wordt teruggevraagd. Hier staan wel administratieve lasten voor de ondernemer tegenover.

Hoe kan de ondernemer btw terugvragen?
De ondernemer kan er voor kiezen om te kijken of de eigen boekhouder/accountant of fiscaal adviseur hierbij kan helpen. Zelf de btw terugvragen is ook een optie. De Belastingdienst heeft een pagina waarop het een en ander wordt uitgelegd. Hoewel er Europese regels zijn om de teruggave in goede banen te leiden, hebben landen toch hun eigen uitzonderingen en extra regels. Deze uitzonderingen maken het lastig voor de ondernemer die in verschillende landen zaken doet.

Op tijd indienen van teruggaafverzoek
Niet onbelangrijk is de uiterste datum van het indienen van een teruggaafverzoek. Voor de in 2014 gemaakte en de nog te maken kosten is de uiterste verzoekdatum 30 september 2015. Het is verstandig om nu al apart in de administratie dergelijke facturen te bewaren zodat u snel en eenvoudig een teruggaafverzoek kunt indienen. Verder is het raadzaam om op tijd de inloggegevens voor de speciale internetsite van de Belastingdienst aan te vragen, omdat u deze inloggegevens pas binnen vier weken na uw aanvraag per post ontvangt.