De brochure ‘Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht’ geeft bij onderdeel 1.1 de hoofdregel weer met betrekking tot de fiscale bewaarplicht.

Volgens de fiscale bewaarplicht moet je alles bewaren wat van belang is voor de bedrijfsvoering en wel in de vorm waarin het deel uitmaakt van de administratie. Dat zijn dus de originele documenten/bewijsmiddelen.

Artikel 52 lid 5 Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (hierna: AWR) biedt de mogelijkheid onder voorwaarden de originele gegevens op een andere gegevensdrager over te brengen en te bewaren. De zogenaamde conversie.

De hiervoor bedoelde brochure vermeldt met betrekking tot conversie het volgende:
“Conversie is het overbrengen van gegevens naar een andere gegevensdrager. Het overzetten van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform is migratie. 

Een balans en staat van baten en lasten op papier mag u niet converteren.  

Verder mag u alle gegevens converteren als u aan de volgende voorwaarden voldoet:
– U zet álle gegevens over.
– U zet de gegevens inhoudelijk juist over.
– De nieuwe gegevensdrager is tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar.
– U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
– Een controle van de geconverteerde gegevens kan binnen redelijke termijn plaatsvinden. 

Bij conversie is het belangrijk dat u de gegevens volledig overzet. Scant u een document? Dan moet u de informatie op alle bladzijden (voor- en achterzijde) en bijlagen van het document converteren. Besteed ook aandacht aan echtheidskenmerken (zoals papiersoort, kleur, logo en watermerk). Bij conversie kunnen deze verloren gaan. Kunt u de echtheidskenmerken niet converteren? Dan moet u dat met technische en/of organisatorische maatregelen compenseren.

U bepaalt zelf hoe u de authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid van de gegevens waarborgt. U kunt hiervoor gebruikmaken van elke bedrijfscontrole of techniek die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een verrichte prestatie oplevert.

Voor het aannemelijk maken van kosten is niet alleen het (papieren) document van belang. De integriteit en authenticiteit van een ontvangen factuur kunt u bijvoorbeeld aantonen door deze aan te sluiten bij de betaling (bijvoorbeeld op een bankafschrift) en te vergelijken met andere documenten zoals offertes, pakbonnen, orderbevestigingen en correspondentie over een zakelijke transactie, zoals e-mails en brieven. 

Voldoet u aan de voorwaarden? Dan hoeft u de originele gegevens niet te bewaren na een conversie”.

Je kan niet stellen dat elke vorm van conversie voldoet aan de voorwaarden van artikel 52 lid 5 AWR. Of een conversie voldoet aan de voorwaarden van artikel 52 lid 5 Algemene Wet inzake Rijksbelastingen moet je per individueel geval beoordelen. Twijfel je of een conversie in het individuele geval voldoet aan de eisen van artikel 52 lid 5 AWR, is het verstandig contact met de inspecteur op te nemen en afspraken te maken over de invulling van de fiscale bewaarplicht.

Met vriendelijke groet,

Redactie Forum Fiscaal Dienstverleners Formeel Recht