Stijgende kosten vragen om hogere omzet en stabiele winstmarges. Maar hoe krijg je die? Met een goed inzicht in je bedrijfsdata verhoog je met een paar simpele stappen je inkomsten. Lees hoe Jos Beks van Change Hairstyling alle data voor zich laat werken. En kijk hoe je zelf vast aan de slag kunt gaan.

Ongemerkt heb je veel data in je bedrijf: van je kassa tot je klantensysteem. Maar waar begin je? Ondernemerspaar Jos en Dorien Beks heeft kapsalons in Vught, Boxtel en Rosmalen. Zij knipt en hij organiseert alles op het gebied van ICT. Zo automatiseert hij sinds 2014 zoveel mogelijk bedrijfsprocessen en stuurt hij hun bedrijf aan op data. “Omdat we onze resultaten en gegevens goed in de gaten houden, draaien we inmiddels drie ton omzet meer per jaar”, zegt Beks. Ontdek welke stappen je volgens Beks als eerste kunt zetten.

1. Gebruik je financiële cijfers

Begin met een goed financieel inzicht van je bedrijf. “Het begint simpel”, zegt Beks. “Houd alle kosten goed bij en vraag aan je boekhouder hoe je kostprijsberekening eruit ziet. Vraag daarnaast om een overzichtelijke, visuele weergave van je cijfers. Zet je omzet-, kosten- en winstgegevens bijvoorbeeld in een grafiek. Dan zie je sneller welke kosten stijgen en welke inkomsten dalen. En hoe die zich tot elkaar verhouden.“

Beks gaat verder. “We zien bijvoorbeeld in de cijfers dat open zijn op maandag verstandig is. Waarschijnlijk omdat onze concurrenten dan dicht zijn en mensen toch ergens geknipt willen worden. Een snelle rekensom leert dat, uitgaande van gemiddeld 100 knipbeurten per dag à 22 euro, ons dat meer dan 2.000 euro extra omzet per week oplevert. Op jaarbasis loopt dat op naar meer dan een ton.”

2. Verkoopprijzen: stijgen of niet?

Leg uit aan klanten waarom de prijzen stijgen, adviseert Beks. “Naast de energiekosten is het uurloon van personeel in korte tijd gestegen van acht naar veertien euro. Je moet dit doorberekenen aan je klant. Ik zie vaak dat ondernemers hun prijzen niet willen verhogen omdat ze denken dat hun klanten het anders niet kunnen betalen. Maar je kunt als ondernemer niet te sociaal zijn. Er moet genoeg geld binnenkomen. Anders blijft je bedrijf niet gezond. Als je het helder uitlegt, begrijpen klanten dat echt wel.“

Er zijn volgens Beks ook manieren om te voorkomen dat de prijs stijgt. “We ontdekten dat we onnodig veel omzet misliepen door klanten die niet kwamen opdagen. Bij de tandarts krijg je dan een rekening, maar in de kappersbranche is dat not done.”

Om de kosten van de ‘no shows’ te dekken, verhogen veel kappers hun prijs. Beks wilde het anders doen. We wilden dit positief omdraaien en bedachten het volgende: wat als we zorgen dat er minder no shows zijn? Dan kunnen we met de inkomsten daaruit onze prijs zelfs verlagen. We stuurden onze klanten een e-mail en vroegen hen: wil jij goedkoper geknipt worden? Dat kan! We veranderen dan wel onze spelregels. We legden de klanten uit dat als ze minder dan 24 uur van tevoren afzeggen, ze 50% van de prijs betalen. Komen ze zonder iets te zeggen niet naar een afspraak, dan betalen ze het volledige bedrag. Onze klanten reageerden hier heel positief op. Zij konden goedkoper geknipt worden en het scheelde ons vier tot acht no shows per week. Uitgaande van een knipbeurt van 22 euro, levert dit 176 euro meer omzet per week en ruim 9.000 euro per jaar op. Een win-win situatie.”

3. Zet klantinformatie slim in

Vraag je klanten regelmatig wat ze van je service, prijs of inrichting vinden. “We merkten dat klanten het vervelend vonden als ze niet snel terecht konden voor een afspraak. Dat zette ons aan het denken: waarom wachten we tot een klant een vervolgafspraak wil maken, terwijl we door de data uit ons klantensysteem weten hoe vaak ze normaal bij ons komen. Nu sturen we klanten om de zoveel weken een uitnodiging met een link waarmee ze zelf online een afspraak kunnen maken. Dit levert ons zeker één knipbeurt per klant per jaar meer op. Met in totaal 16.000 klanten en 22 euro per knipbeurt is dat 352.000 euro meer omzet per jaar.”

4. Verhoog de sales

Het verkopen van kappersproducten na een knipbeurt is naast een extra service een belangrijke bron van inkomsten voor Beks. Dus motiveert hij zijn medewerkers om bijvoorbeeld kleurshampoo te verkopen als klanten hun haar laten kleuren.

“In een dashboard houden we bij hoeveel producten onze medewerkers verkopen en wie de meeste herhaalafspraken maakt”, legt Beks uit. Als de verkopen of herhaalafspraken achterblijven, gaat Beks het gesprek aan met deze medewerker.

“Ik vertel medewerkers dat het voor ons belangrijk is om voldoende producten te verkopen. Zeker in deze tijd heb je extra inkomsten nodig om je personeel te kunnen betalen. Het is zonde als je door hoge personeelskosten een medewerker moet ontslaan terwijl die ook meer producten kan verkopen. Heeft een medewerker daar moeite mee? Dan kijken we samen wat die collega nodig heeft om dit beter in de vingers te krijgen. Bijvoorbeeld een verkooptraining of door samen te werken met een buddy-collega die veel producten verkoopt.”

Zelf aan de slag

Wil jij ook aan de slag met data? Check dan welke wetten en regels er zijn. Kun je inhoudelijke hulp gebruiken? Dan zijn er digitaliseringsexperts die je verder helpen. Of kijk of er speciale subsidies of vergoedingen zijn die je kunt gebruiken om je bedrijf verder te digitaliseren.

Wetten en regels

Als je data verzamelt, gelden de volgende wetten en regels:

• De AVG wet, ter bescherming van de privacy van je klanten. Je mag niet zomaar persoonsgegeven van klanten (zoals een emailadres) meer verzamelen. Bepaal aan de hand van deze 10 vragen welke acties je moet nemen om aan de wet te voldoen.
• Telemarketingregels bepalen of je je klanten wel en niet telefonisch mag benaderen.
• Regels voor advertentiecookies; welke persoonsgegevens je mag verzamelen om mee te adverteren. En wat er verandert vanaf 2024.
• Regels voor online verkopen, voor het beschermen van je klanten.
• Wet transparantie opbrengsten digitale platformen. Vanaf begin 2023 geven platforms informatie over de inkomsten van je onderneming rechtstreeks door naar de belastingdienst.

Subsidie en belastingvoordeel

Ga je aan de slag met bijvoorbeeld SEO, e-mailmarketing of schaf je een crm-pakket aan? Je kunt de kosten hiervan deels vergoed krijgen, tot een maximum van 2.500 euro. Indienen kan tot 30 november 2022.

Heb je plannen om je product of dienst in het buitenland te verkopen? Dan is de Support International Business regeling (SIB) misschien iets voor je. Er zijn verschillende subsidiebedragen, afhankelijk van wat je wilt gaan doen en nodig hebt.

Belastingvoordeel ontvangen kan met de Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO). Met deze fiscale regeling krijg je een tegemoetkoming over de tijd en uitgaven die je investeert in het ontwikkelen van je digitale innovatie.

Tot slot is er de omscholingssubsidie voor (nieuwe) medewerkers die een opleiding volgen voor ICT’er. De vergoeding is 3.750 euro per medewerker (maximaal zes medewerkers).