Verstuurt u als ondernemer facturen nog per post of als pdf naar de overheid? Dan kunt u vanaf 18 april 2019 de vraag of zelfs de eis krijgen om een e-factuur te sturen.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een elektronische factuur. De vereiste gegevens staan altijd op een vaste plek met een eigen codering. Daardoor is het mogelijk een e-factuur automatisch te versturen en verwerken. Handmatige verwerking in de administratie is niet meer nodig. Dat moet nog wel bij papieren facturen. Of bij een pdf-factuur. Dit zijn geen e-facturen.

Webinar over e-factureren

Wilt u meer weten over het verzenden van e-facturen naar (semi-)overheden? Meldt u zich dan aan voor het webinar ‘Het verzenden van e-facturen naar (semi-)overheden’. Het webinar wordt maandag 18 maart 2019 uitgezonden om 10.00 uur.

E-factureren naar decentrale overheden

Vanaf 18 april 2019 kunnen decentrale overheden u vragen of zelfs van u eisen om een e-factuur te sturen. Denk aan gemeenten, provincies en waterschappen. Maar ook alle andere organisaties die moeten aanbesteden. Zoals onderwijsinstellingen en musea. Deze organisaties zijn vanaf 18 april wettelijk verplichtExternal link om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.

E-factureren naar de Rijksoverheid

De Rijksoverheid stapte al eerder over op e-factureren. Heeft u na 1 januari 2017 een inkoopcontract afgesloten met de Rijksoverheid? Bijvoorbeeld met een ministerie of uitvoeringsorganisatie? Dan moet u al e-factureren.

Bent u verplicht om e-facturen te versturen?

Als het in de inkoopvoorwaarden van uw contract staat, bent u verplicht om een e-factuur te versturen.

E-factureren: hoe doet u dat?

Vraag uw overheidsklant hoe hij een e-factuur wil ontvangen. Er zijn verschillende manieren:

E-factuur versturen naar decentrale overheden

• Via het beveiligde netwerk van SimplerinvoicingExternal link. De meeste boekhoudpakketten kunnen hiermee e-facturen versturen. Check op de site van Simplerinvoicing of uw boekhoudsoftware daarop is aangesloten.
• Via e-mail met XML-bijlage. Dit is de e-factuur. Uw boekhoudsoftware maakt die aan.
• Handmatig versturen via een online portaal van een ICT-dienstverlener, voor als u geen boekhoudpakket heeft.

E-factuur versturen naar de Rijksoverheid

• Via het beveiligde netwerk van SimplerinvoicingExternal link. De meeste boekhoudpakketten kunnen hiermee e-facturen versturen. Check op de site van Simplerinvoicing of uw boekhoudsoftware daarop is aangesloten.
• Handmatig versturen via een online portaal van een ICT-dienstverlener, voor als u geen boekhoudpakket heeft.
• Via het leveranciersportaal van de Rijksoverheid, voor als u geen boekhoudpakket heeft.
• Met DigipoortExternal link, voor als u veel e-facturen naar alleen de Rijksoverheid verstuurt.

Verzendwijze en eisen aan een e-factuur

Uw overheidsklant stelt specifieke voorwaarden voor het versturen van e-facturen. Daarnaast moet een e-factuur voldoen aan de wettelijke eisenExternal link die ook gelden voor papieren facturen en pdf-facturen.